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Die hier beschriebene Funktionalität steht erstmalig mit der Version 16.00.4274 vom 14.06.2017 zur Verfügung.


QBX Akut Desktop: Excel-Export und -Import für Personalzahlen

Vorwort
Wir ermöglichen den Import der Personalzahlen aus einer Excel-Datei aus zwei Gründen:

• So können die Personalzahlen viel leichter aus dem Krankenhaus-Informationssystem übernommen werden – Tippfehler werden vermieden, wenn die Zahlen zeilenweise oder im Block kopiert werden können
• In Excel stehen die Personalzahlen aller Fachabteilungen und aller Abschnitte auf einem Arbeitsblatt und der Wechsel zwischen Zeilen und Abschnitten wird stark vereinfacht

Kurzfassung der Anleitung
Wenn Sie die Personalzahlen aus einer Excel-Datei importieren möchten, dann empfehlen wir folgende Vorgehensweise:

1. Fachabteilungen in QBX Desktop anlegen
2. Personalzahlen als Excel-Datei exportieren (Abschnitt „A-11/B-11: Personalzahlen“ im Navigationsfenster)
3. Personalzahlen in Excel eintragen (mit Kopieren und Einfügen)
4. Personalzahlen aus Excel-Datei importieren (Abschnitt „A-11/B-11: Personalzahlen“ im Navigationsfenster)

Bitte beachten Sie den nächsten Abschnitt „Wichtige Hinweise“ und den übernächsten Abschnitt „Langfassung der Anleitung“.

Wichtige Hinweise
Bearbeiten Sie die Personalzahlen nur an einer Stelle: in QBX Desktop oder in Excel. Dies gilt für Personalzahlen und Erläuterungen. Dies gilt für alle Bearbeiter. Falls der Bericht im Team erstellt wird, dann müssen alle Mitstreiter entsprechend informiert werden, dass Änderungen an den Personalzahlen und den zugehörigen Erläuterungen in den Abschnitten A-11 und B-11 in Excel verwaltet werden und deshalb nicht in QBX Desktop geändert werden sollten.

Falls Sie Satellitendateien verwenden, dann müssen Sie den Personalzahlenimport durchführen, wenn alle Satellitendateien aufgehoben wurden. Klingt kompliziert, die Lösung ist ganz einfach: übernehmen Sie zuerst alle Satellitendateien ins Hauptdokument und importieren Sie dann die Personalzahlen. Dies kann kurz vor der Übermittlung an die Annahmestelle erfolgen.

Schlüssel mit zwei Buchstaben und zwei Ziffern entsprechen den G-BA-Vorgaben, Schlüssel mit drei Buchstaben und zwei Ziffern wurden von empira vergeben, wenn es keine Schlüssel des G-BA gibt.
Verändern Sie die Struktur der Excel-Datei möglichst wenig.

QBX Desktop verarbeitet die Datei zeilenweise. „KH“ in der ersten Spalte leitet den A-Teil ein, „FAB01“ in der ersten Spalte leitet den B-Teil für die erste Fachabteilung ein usw.
Die zweite Spalte enthält die Schlüsselwerte für die einzelnen Personalarten. In der dritten Spalte steht die Bezeichnung zu den Personalarten – diese wird beim Einlesen ignoriert. Wichtig ist, dass die Personalzahlen zu dem Schlüssel der zweiten Spalte passen.

Leerzeilen und Kommentarzeilen (mit „!“ in der ersten Spalte) können an beliebigen Stellen stehen.

QBX Desktop importiert das erste Arbeitsblatt einer Excel-Datei.

In der Zeit zwischen Export und Import dürfen Sie keine Änderungen an der Fachabteilungsstruktur des Berichts vornehmen, also keine Fachabteilungen anlegen oder löschen und auch nicht deren Reihenfolge ändern.
Die Fachabteilungsnamen und -schlüssel in der Excel-Datei dienen Ihrer Orientierung. Beim Import der Personalzahlen wird nur die Reihenfolge der Fachabteilungen berücksichtigt; Fachabteilungsnamen und -schlüssel werden dabei nicht überprüft.

Wenn Sie sich dazu entschließen, die Personalzahlen in der Excel-Datei zu pflegen, dann können Sie die Excel-Datei beliebig oft importieren.
Sie müssen die Datei in Excel schließen, bevor Sie in QBX den Import aufrufen.

Die Ankreuzlisten, also „Fachärzte“ und „Zusatzweiterbildungen“ in B-11.1 sowie „Anerkannte Fachweiterbildungen“ und „Zusatzqualifikationen“ in B-11.2 werden nicht in der Excel-Datei bearbeitet.

Langfassung der Anleitung
Zunächst sollten Sie in QBX Desktop die Fachabteilungen des Krankenhauses anlegen. Das ist die Voraussetzung, um mit QBX eine Excel-Datei als Vorlage erzeugen zu können, die alle Fachabteilungen enthält.
Danach exportieren Sie dann die Personalzahlen als Excel-Datei. Rufen Sie den Abschnitt „A-11/B-11: Personalzahlen“ im Navigationsfenster auf, klicken Sie auf die Schaltfläche „Export …“ und wählen Sie das Verzeichnis, in dem die Excel-Datei gespeichert werden soll. Vergeben Sie einen Namen für die Excel-Datei.
Die erzeugte Excel-Datei können Sie nun mit Excel öffnen und bearbeiten. Falls Ihnen die Personalzahlen schon als Datei vorliegen, können Sie diese nun kopieren.
Um die erfassten Personalzahlen aus der Excel-Datei in den QBX-Bericht zu übernehmen, rufen Sie erneut den Abschnitt „A-11/B-11: Personalzahlen“ im Navigationsfenster auf, klicken nun aber auf die Schaltfläche „Importieren …“ und wählen anschließend die Excel-Datei aus. Die Personalzahlen aus A-11 und B-11 sowie die zugehörigen Erläuterungen werden nun ohne weitere Rückfragen aus der Excel-Datei übernommen. Änderungen, die seit dem Excel-Export in QBX an diesen Personalzahlen vorgenommen wurden, gehen ohne Rückfrage verloren. Andere Bereiche, die nicht in der Excel-Datei enthalten sind, bleiben unverändert.

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Freundliche Grüße
Ihr QBX-Helferlein

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