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Wie kann ich CSV-Dateien mit §21-Daten mit Excel bearbeiten?


Es gibt ein Problem, wenn man CSV-Dateien mit §21-Daten mit Excel öffnen: Excel versucht, den Typ der Daten automatisch zu erkennen, liegt dabei aber manchmal falsch und macht die Daten beim Speichern unbrauchbar.

Aber dieses Problem kann gelöst werden.
Unter dem unten stehenden Link finden Sie eine PDF-Datei, die zeigt, wie dies mit dem aktuellen Excel aus Office 365 durchgeführt werden kann.
Ohne Bildschirmfotos ist dort ebenfalls beschrieben, wie dies mit Excel 2010 durchgeführt werden kann.
Mit anderen Excel-Versionen wird es wahrscheinlich auch gehen, wobei dann möglicherweise die Menüpunkte und Dialoge anders heißen.

Hintergrundinformationen
Problematisch sind die Angaben von Datum und Uhrzeit in der §21-Datei, die im Format "JJJJMMTTHHmm" erfolgen. Excel wandelt diese großen Zahlen in die wissenschaftliche Schreibweise um und löscht dabei Stunden und Minuten.
Problematisch sind weiterhin Felder, die Nummern enthalten. Eine typische Angabe in der Spalte Aufnahmegrund ist z. B. "0101". Excel interpretiert dies als Zahl und speichert nur "101" ab.

Die fehlende "0" beim Aufnahmegrund kann von QBX leicht ergänzt werden, aber das Fehlen der Uhrzeit macht es bei Fachabteilungsverlegungen unmöglich, die Prozeduren richtig zuzuordnen.

Die beigefügte PDF-Datei beschreibt, wie Sie Excel dazu bringen, die kritischen Spalten als "Text" zu behandeln und unverändert abzuspeichern.
So ist es dann leicht möglich, die Dateien mit Excel zu öffnen, um beispielsweise weitere Spalten anzulegen.

QBX Hilfe - P21-Daten mit Excel bearbeiten.pdf

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Freundliche Grüße
Ihr QBX-Helferlein

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